25 Regeln und 13 Ansätze zur Prozess-verbesserung

Die Eliminierung von Verschwendungen ist nicht nur in den schwierigen Zeiten, sondern auch in den „fetten“ Jahren von großer Bedeutung. Ansätze und Möglichkeiten zur Findung und Bekämpfung von Verschwendungen findet man in allen Prozessen, Abläufen und Strukturen. In vielen Unternehmen ist der Mut diese Themen offen und aktiv anzusprechen leider nicht immer oberstes Gebot. Dies hat zur Folge, dass sich nach und nach immer mehr Verschwendungen und Ineffizienzen einschleichen. Möchte man dem aktiv entgegenwirken – empfiehlt es sich – mit Struktur, Regelwerken, Willen und großem Durchhaltevermögen anzutreten. Die Lean-Ikone Hitoshi Takeda hat in diesem Zusammenhang 25 Regeln für die Prozessverbesserung definiert. Diese 25 Regeln der Prozessverbesserung beschreiben in einfachen und klaren Worten wie stringent der Wille zur Verbesserung sein muss. Des Weiteren sind sie eine fast unerschöpfliche Quelle der Inspiration und regen zum Nachdenken an.

Die 25 Regel der Prozessverbesserung von Hitoshi Takeda

  1. Keine Ausreden!
  2. Gebrauche deine Kreativität und nicht dein Geld. Wenn du nicht kreativ genug bist, musst du eben schwitzen.
  3. Versuche nie zu erklären, warum etwas nicht geht, probiere, wie es geht!
  4. Justieren ist ein Übel. Justieren heißt, dem Werker nicht gelöste Probleme aufzuhalsen.
  5. Sorge dich nicht um Probleme, die es noch nicht gibt.
  6. Zerstöre Mythen!
  7. Handle sofort!
  8. Durch Zählen allein vermehrt sich das Geld nicht.
  9. Kreatives Handeln entsteht nur in Notsituationen.
  10. Stelle mehr Zeit zum Handeln als zum Denken zur Verfügung.
  11. Ziele nicht auf absolute Perfektion!
  12. Gehe den wahren Ursachen auf den Grund! Frage mindestens fünfmal: Warum?
  13. Verfolge unbeirrt und kontinuierlich den Weg der Verbesserungen. Kritisieren kannst du später.
  14. Der Verbesserungsprozess hat keine Grenzen.
  15. Halte die Ist-Situation für die schlechtest Mögliche.
  16. Zeit ist der Schatten der Handlung.
  17. Beobachte genau die problematischen Stellen des Gemba.
  18. Schließe heute ab, was für heute geplant ist.
  19. Produziere kein Papier!
  20. Korrigiere Fehler sofort an Ort und Stelle!
  21. Keine Kapazitäten zu haben, bedeutet einen Mangel an Geist und Leidensfähigkeit.
  22. Die Losgröße hängt allein von den Fähigkeiten des Meisters ab.
  23. Anweisungen ohne Termine kannst du ruhig ignorieren.
  24. Versuche, die Arbeit für den nachgelagerten Prozess immer weiter zu vereinfachen.
  25. Wandle verschwenderische Bewegung in wertschöpfende Arbeit um.

Was aus diesen 25 Regeln nun ableiten?

Diese 25 Regeln auswendig zu lernen wird jedoch nicht reichen die Verschwendungen und Ineffizienzen in den Abläufen, Prozessen und Strukturen vollumfänglich zu eliminieren. Es braucht auch ein Mindset der Mitarbeiter hierfür und eine Kultur der Verbesserung im gesamten Unternehmen. In den vergangenen Jahren habe ich persönlich meine eigenen 13 simplen Ansätze, um jeden Tag einen Schritt besser zu werden, entwickelt. Diese möchte ich an dieser Stelle gerne teilen:

Meine persönlichen 13 simplen Ansätze!

13 simple Ansätze, um jeden Tag ein Schritt besser zu werden:

  1. Eingefahrene und fixierte Standpunkte aufgeben sowie den aktuellen Zustand ablehnen.
  2. Es gibt keine Schwachstellen, die sich nicht beseitigen lassen.
  3. Alle Prozesse, Abläufe und Strukturen müssen ständig infrage gestellt werden.
  4. Überlegen, wie man etwas machen kann, anstatt zu erklären, was man nicht machen kann.
  5. Gute Verbesserungsideen sofort umsetzen.
  6. Mitarbeiter aktiv beteiligen und das Einbringen derer Erfahrungen einfordern.
  7. Handeln und nicht die Perfektion suchen. 51% wirken positiv und das sofort.
  8. Fehler sofort, an Ort und Stelle korrigieren.
  9. Die Fähigkeit, Probleme zu lösen, entwickelt sich erst durch die Probleme selbst.
  10. Die Kern-Ursachen suchen und finden.
  11. Am besten die Ideen von 5 Personen berücksichtigen, statt auf die geniale Idee einer Person zu warten. Denn jeder Mitarbeiter ist in seinem Tätigkeitsfelds verantwortlich für Verbesserungen.
  12. Lösungen ausprobieren und dann validieren.
  13. Der Prozess der Eliminierung und Suche der Verschwendungen endet nie! Morgen beginnt er von Neuem!

Das "jeden Tag besser werden" Symptom

Das „jeden Tag besser werden“ Symptom findet man nicht nur im unternehmerischen Umfeld auch in der Sportgeschichte findet man dieses Symptom immer wieder. Am deutlichsten und klarsten ist es bei den ganz Großen der Sportwelt zu finden. Einer der erfolgreichsten Football Trainer Vince Lombardi sagte einmal

„Der Unterschied zwischen einer erfolgreichen Person und anderen ist nicht ein Mangel an Kraft, nicht ein Mangel an Wissen, sondern eher ein Mangel an Willen.“

Aber nicht nur in der amerikanischen Sportwelt findet man derartige Zitate, auch in der Fussballgeschichte finden sich solche Zitate. Wie beispielsweise von Mark van Bommel

„Wenn du oben mitspielen willst, darf es keine Alibis geben.“

oder von Jürgen Klinsmann

„Schaffe Dir von Anfang an die Bedingungen die Du brauchst, um Dein Ziel erreichen zu können; sonst lass es lieber!“

Auch im Motorsport findet man Zitate, die im Grunde auf das ständige verbessern und optimieren abzielen, wie zum Beispiel von Niki Lauda.

„Nur wenn man das kleinste Detail im Griff hat, kann man präzise arbeiten“

Der Weg und die Erfolgsformel

Der Weg zur maximalen Performance, egal ob in Prozessen, Abläufen oder Strukturen ist ein steiniger und harter Weg. Er kann jedoch mit dem richtigen Mindest, der richtigen Unternehmenskultur, dem angepassten Einsatz von Methoden, der uneingeschränkten Mitarbeiterbeteiligung und dem Willen zur Verbesserungen zu einem begeisternden wie auch sehr motivierenden Weg werden. Das Ziel des Weges sollte dabei sein, nie aufzuhören und den Weg als Ziel zu sehen. Die 25 Regeln der Prozessverbesserung sowie die 13 Ansätze sind auf diesem Wege hilfreiche „Leitplanken“ und Guidelines, um auf dem Weg nicht stehen zu bleiben.

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Das Erstellen eines Lastenheftes ist keine triviale Aufgabe, die nebenbei und ohne klare Fokussierung erledigt werden kann. Die Auswirkungen und Fehlentscheidungen können weitreichende wirtschaftliche, technische und organisatorische Folgen haben. Aufgrund dessen muss bei der Erstellung des Lastenheftes sorgfältig vorgegangen werden. Hilfestellung liefern diverse Methoden wie das Wertstromdesign. Wenn die beschriebenen Fehler bei der Erstellung eines Lastenheftes berücksichtigt werden, steht einem guten Lastenheft und damit verbundenden guten Lösung nichts im Wege.