7 Fehler bem Erstellen eines Lastenhefts

Industrialisierungsprojekte gehören zum täglichen Doing eines jeden produzierenden Unternehmens. Der Umfang der Projekte kann hier von kleineren Anpassungs- oder Optimierungsthemen bis hin zu einer Beschaffung von verketteten Anlagen reichen. Die Basis ist jedoch für alle Projekte die Gleiche und ist für den Erfolg elementar wichtig. In der Praxis erlebt man leider immer wieder, dass die so wichtige Basis nicht geschaffen wird. Im Zentrum dieser Basis steht das Lastenheft – das Herzstück für den späteren Erfolg für das Unternehmen. Fehler bei der Erstellung des Lastenhefts können schwerwiegende Folgen haben und kostspielige Auswirkungen nach sich ziehen. Umso wichtiger ist es, bei der Erstellung des Lastenhefts sorgfältig vorzugehen und Fehler zu vermeiden. Welche Fehler es beim Erstellen eines Lastenhefts zu vermeiden gilt und wie diese vermieden werden können, wird im weiteren Verlauf genauer betrachtet.

7 Fehler beim Erstellen eines Lastenhefts - und wie man sie vermeidet!

Fehler 1 - fehlende Prozessorientierung

Bei der Erstellung eines Lastenhefts sollten nicht einfach nur benötigte Funktionen beschreiben werden. Vielmehr müssen die Prozesse im Fokus stehen, deren detaillierte Beschreibung ist die Basis für ein erfolgreiches Lastenheft. Sollten noch keine vollständigen oder aktuellen Prozessbeschreibungen vorliegen, müssen diese definiert werden. Dabei können bereits bekannte Schwachstellen schon in der Planung behoben werden, indem der optimale Soll-Prozess beschrieben wird. Zur Ermittlung und Detaillierung des Soll-Prozesses bietet sich die Wertstromanalyse bzw. -design als Methode an.

Fehler 2 - fehlender Input der Fachabteilungen

Das Erstellen eines Lastenheftes ist keine One-Man-Show, sondern hier ist der Dialog mit den Experten gefragt. Es ist daher wichtige, sämtliche Fachbereiche, die am Prozess beteiligt sind,  bei der Erstellung mit einzubeziehen. Sinnvoll sind hier der Einsatz von Workshops, in denen die konkreten Anforderungen der Fachabteilungen erarbeitet werden. Hierbei muss eine Unterscheidung zwischen Muss- und Kann-Anforderungen getroffen werden, sodass keine unüberschaubare „Wunschliste“ entsteht. Gelingt es in diesem Zusammenhang alle Fachbereiche und Stakeholder einzubeziehen, ist die nachhaltige Akzeptanz der späteren Lösung deutlich erhöht.

Wenn der Input aller Bereiche gesammelt wurde, muss abschließend eine Gesamtbewertung erfolgen. Das Ziel ist es nicht, einzelne Abteilungen oder Prozessabschnitte zu optimieren, sondern den gesamten Prozessablauf zu verbessern und das bestmögliche Gesamtergebnis zu erreichen.

Fehler 3 - Vermischung von Lastenheft und Pflichtenheft

Lastenheft und Pflichtenheft werden in der Praxis leider häufig als Synonyme betrachtet. Dies ist jedoch nicht der Fall. Es ist demnach sehr wichtig, die beiden Begriffe klar voneinander abzugrenzen:

Das Lastenheft beschreibt, WAS gefordert wird. Es wird durch den Auftraggeber erstellt.

Das Pflichtenheft beschreibt, WIE die Anforderungen umgesetzt werden. Die Erstellung erfolgt durch den Auftragnehmer.

Im Detail beschreibt ein Lastenheft, welche Funktionen und Eigenschaften die Wunschlösung mitbringen soll. Es wird an alle infrage kommenden Anbieter verschickt und unterstützt damit den Auswahlprozess. Ist dieser abgeschlossen, beginnt die Implementierung.

Bei dieser wird meistens ein Workshop mit dem ausgewählten Anbieter durchgeführt, in dessen Rahmen die Prozesse und Anforderungen aus dem Lastenheft im Detail durchleuchtet werden. Im Ergebnis entsteht das Pflichtenheft. In diesem wird beschrieben, wie die technische Umsetzung der Forderungen aus dem Lastenheft aussehen wird.

Das Pflichtenheft enthält die exakten Spezifikationen hinsichtlich der Lösung für den konkreten Anwendungsfall.

Fehler 4 - unpassender Detailgrad des Lastenhefts

Nach der Definition strategischer und fachbereichsspezifischer Ziele können die konkreten Anforderungen abgeleitet werden. Dies stellt den Startpunkt für die Erstellung des Lastenhefts dar und ist gleichzeitig auch einer der schwierigsten Punkte in der Projektphase. Die wesentliche Herausforderung besteht darin, eine geeignete Informations- und Detaillierungstiefe zu wählen und Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden.

Eine zu oberflächliche Beschreibung führt dazu, dass zahlreiche Rückfragen und Missverständnisse entstehen. Das andere Extrem – ein Lastenheft mit maximalem Detailgrad – führt zu einer einseitigen Lösung und der Mehrwert durch die freien Gestaltungsräume geht verloren. Um eine Balance zwischen diesen beiden Ausprägungen zu erreichen, haben sich in der Praxis die folgende Faustregeln als hilfreich erwiesen:

  • Prozesse und Anforderungen so beschreiben, dass Externe sie verstehen.
  • Nicht in unnötigen Details verlieren.
  • Verzicht auf unrealistische „Nice-to-have-Features“.

Die Definition des richtigen Detaillierungsgrad ist eine der Königsdisziplinen bei der Erstellung des Lastenhefts. Zur Findung des richtigen Grads ist es hilfreich an den Grundsätzen von standardisierter Arbeit zu orientieren.

Fehler 5 - Lösungsweg im Lastenheft bereits vorgegeben

Eine weitere wichtige Regel für das Lastenheft lautet: Anforderungen beschreiben, jedoch nicht deren Umsetzung. Dies bedeutet, dass das Lastenheft lösungsneutral verfasst sein muss.

Fehler 6 - unflexibel in Bezug auf Änderungen reagieren

Fälschlicherweise besteht in der Praxis oft die Ansicht, dass ein Lastenheft nach der Erstellung nicht mehr verändert werden darf und somit ein statisches Dokument ist. Dies ist jedoch nicht korrekt, denn vielmehr muss ein Lastenheft flexibel auf die sich ergebende Änderungen angepasst werden. Dies bedeutet, dass ein Lastenheft während des Auswahlprozesses wachsen , an Qualität gewinnen und sich weiterentwickeln kann. Gleichzeitig ist es wichtig die Änderungen in Form einer Historie nachvollziehbar zu dokumentieren, so dass später eine transparente Entwicklung des Lastenheftes ersichtlich ist.

Die Anpassungen oder Änderungen eines Lastenheftes können unterschiedlichste Hintergründe haben. Die häufigsten Gründe in der Praxis sind Rückfragen von Externen, weitere aufkommende Informationen während der Projektzeit oder sich ändernde Anforderungen aus den Fachbereichen bspw. aus Parallel-Themen.

Fehler 7 - Zeitdruck bei der Erstellung des Lastenhefts

Bei der Erstellung des Lastenhefts ist große Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit gefragt. Deshalb muss genügend Zeit vorhanden sein und es sollten keine Schnellschüsse forciert werden. Schließlich bildet das Lastenheft die Basis, um die passende Lösung für das Unternehmen zu finden.

Drei typische Gründe, warum Unternehmen der Lastenheft-Erstellung nicht genügend Zeit einräumen, sind: Fehlende Priorität, unzureichende Kapazität und nicht vorhandene Expertise bei der Erstellung eines Lastenheftes. In diesem Kontext ist es hilfreich in der Projektplanung bereits Zeitblöcke für die Erstellung des Lastenheftes einzuplanen sowie eine gezielte Qualifizierungsmaßnahmen einzusteuern.

Die Erfolgsformel

Das Erstellen eines Lastenheftes ist keine triviale Aufgabe, die nebenbei und ohne klare Fokussierung erledigt werden kann. Die Auswirkungen und Fehlentscheidungen können weitreichende wirtschaftliche, technische und organisatorische Folgen haben. Aufgrund dessen muss bei der Erstellung des Lastenheftes sorgfältig vorgegangen werden. Hilfestellung liefern diverse Methoden wie das Wertstromdesign. Wenn die beschriebenen Fehler bei der Erstellung eines Lastenheftes berücksichtigt werden, steht einem guten Lastenheft und damit verbundenden guten Lösung nichts im Wege.

Fazit: Fehler bei der Lastenhefterstellung können vermieden werden!

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