Mit 5S zum Lastenheft

In der heutigen Zeit kennt Sie jeder, die 5S-Methode, die als Element aus dem Toyota Produktionssystem Bekanntheit erlangt hat. Die 5S-Methode beschreibt eine strukturierte Methodik, um Arbeitsplätze zu organisieren, zu gestalten und zu standardisieren. Die Anwendung steigert die Arbeitseffizienz, erhöht die Produktivität und verbessert die Arbeitssicherheit. Denn gut durchorganisierte Arbeitsplätze motivieren Mitarbeiter und sorgen für kontinuierliche und optimierte, sowie reibungslose Arbeits- und Prozessabläufe. Mit wenigen Aufwendungen und geringen Kosten werden Fehler verhindert und mögliche Abweichungen entdeckt, bevor sie schlussendlich Probleme verursachen.

Das Ziel der 5S-Methode ist dabei, die Arbeitsplätze so zu gestalten, dass Arbeitsabläufe störungsfrei ablaufen, das Suchen von Werkzeugen, lange Transportwege und Wartezeiten vermieden werden. Das Ergebnis ist am Ende eine verschwendungsfreie Produktion. Das saubere, strukturierte und ordentliche Arbeitsumfeld gilt zudem als Grundlage für Qualitätsarbeit und ist die Voraussetzung für das Erzielen einer nachhaltigen Kundenzufriedenheit.

Die Vorgehensweise der Methode ist auf einfache aber effektive Werkzeuge aufgebaut. Die einzelnen Schritte sind, auch aufgrund der eingängiger Bezeichnung (Ableitung aus den japanischen Begrifflichkeiten) leicht zu verstehen.

Seiri – Selektieren

Bei der Selektion im Sinn von Aussortieren werden alle Elemente markiert und entfernt, die für die Durchführung des Arbeitsablaufs nicht benötigt werden. Dadurch entsteht mehr Platz für die tatsächlich benötigten Arbeitsmittel und Materialen; die Übersichtlichkeit und Struktur am Arbeitsplatz nimmt zu.

Seiton – Systematisieren

Die Anordnung von Werkzeugen, Betriebsmitteln und Materialien am Arbeitsplatz wird systematisiert. Die Kriterien hierfür sind Ergonomie, Verwendungshäufigkeit und -reihenfolge. Es werden dabei alle Arbeitsutensilien und ihre Lagerorte so gekennzeichnet, dass sie eineindeutig zugeordnet und Abweichungen vom Soll-Zustand sofort ersichtlich werden.

Seiso – Säuberung

Das Säubern des Arbeitsbereichs ist nicht nur eine Frage der Hygiene und in Zeiten von Corona wichtig. Die Reinigung dient gleichzeitig zur Inspektion. Werden hierbei Abweichungen vom Soll-Zustand und Mängel an Arbeitsmitteln festgestellt, so können diese schnell behoben werden.

Seiketsu – Standardisieren

Arbeitsbereiche sollten standardisiert werden, um den Mitarbeitern einen Arbeitsplatzwechsel ohne Eingewöhnungszeit und Neuorientierung möglich zu machen. Die Standardisierung kann beispielweise über die Anordnung der Arbeitsmittel oder die Verwendung eines einheitlichen Farbcodes erfolgen. Um Abweichungen vom Standard systematisch festzustellen und zu dokumentieren, können spezielle 5S-Auditformulare oder 5S-Checklisten erstellt werden.

Shitsuke – Selbstdisziplin üben

Die Selbstdisziplin ermöglicht es, dass alle Regeln eingehalten und Arbeitsabläufe systematisch überwacht und kontinuierlich verbessert werden.

Was hat die 5S-Methode jetzt mit einem Lastenheft zu tun?

Und wie komme ich mit der 5S-Methode zu einem Lastenheft - das auch noch gut ist?

Ein Lastenheft beschreibt die Anforderungen an einen Leistungsumfang. Der Leistungsumfang kann dabei von Aufwand und Kosten sehr variabel sein. Die Vorgehensweise zur Erstellung ist jedoch immer identisch und an dieser Stelle ist die 5S-Methode hilfreich. Im Speziellen die fünf Schritte zur Umsetzung und Anwendung der Methode.

Die Erstellung eines Lastenhefts in den fünf Schritten der Vorgehensweise ist nachfolgend anhand des Beispiels „neuer Pressenarbeitsplatz“ skizziert:

Seiri – Selektieren

Im ersten Schritt, der Selektion werden die notwendigen Materialen, Ausprägungen, Merkmale und spezifischen Inhalte selektiert. Diese sind in unserem Beispiel die Presskraft, die max. Auflagefläche, der Auflagepunkt des Pressenstempels und die Arbeitsplatzgröße.

Seiton – Systematisieren

Der anschließende Schritt des Systematisierens dient zur Beschreibung des ausführenden Arbeitsschrittes. Im Falle des Pressenarbeitsplatzes ist die Beschreibung wie folgt: „Einlegen des Grundkörpers, einlegen des Bolzens, Betätigung des Zwei-Hand-Starts, Einpressvorgang, Presse fährt in Ausgangslage und gibt Bauteil frei“

Seiso – Säuberung

Das Säubern im Kontext eines Lastenheftes ist mit einer Plausibilitätsprüfung zu verstehen. In diesem Schritt wird überprüft, ob die, im ersten Schritt selektierten Punkte und die im zweiten Schritt beschriebene Arbeitsausführung mit den Anforderungen übereinstimmen. Im Beispiel Pressenarbeitsplatz sind dies z.B. die Presskraft mit der Zeichnungsvorgabe, die Arbeitsplatzgröße mit den baulichen Gegebenheiten oder der Arbeitsablauf mit dem geplanten Gesamt-Prozess zu prüfen.

Seiketsu – Standardisieren

Nicht nur Arbeitsbereiche sollen standardisiert sein, auch Lastenhefte sollten einige Standards aufweisen. Im Schritt der Standardisierung ist das Lastenheft vor diesem Hintergrund zu prüfen bzw. zu ergänzen. Der Pressenarbeitsplatz aus unserem Anschauungsfall benötigt beispielsweise eine CE-Konformität, muss nach Maschinenrichtlinien erstellt werden oder wird in einem Reinraum betrieben. Für diese Fälle gibt es Standards und Normen, die in einem Lastenheft dokumentiert werden müssen.

Shitsuke – Selbstdisziplin üben

Die Selbstdisziplin ermöglicht es, dass alle Regeln eingehalten und Arbeitsabläufe systematisch überwacht und kontinuierlich verbessert werden. Dies muss auch im Rahmen einer Lastenhefterstellung erfolgen und dieser Schritt soll aktiv dazu beitragen. Im Falle unseres Pressenarbeitsplatzen kann dies beispielsweise durch die Vorstellung und Diskussion des Lastenheftes mit dem Kollegen oder Vorgesetzten geschehen. Ein Abgleich des erstellen Arbeitsplatzes zum Lastenheft stellt ebenfalls eine Möglichkeit dar. Diese Vorgehensweise kann allerdings mit einem Risiko behaftet sein, welches am Anfang bewertet werden sollte.

 

Diese Vorgehensweise bei der Erstellung eines Lastenheftes ermöglicht es, dass mit bekannten und vertrauten Methoden gearbeitet werden kann. Das Arbeiten mit Vertrautem und Bekannten fördert bekanntlich die Motivation gibt Sicherheit auf neuen Wegen.