Strukturierte und optimierte Abläufe: Das Spaghetti-Diagramm als "Strukturierer"

Steigender Kostendruck, wachsende Kundenanforderungen, zunehmende Individualisierung sind nur ein kleiner Ausschnitt der sich immer weiterentwickelnden Anforderungen an Unternehmen. Die Antwort auf die damit verbundenen wirtschaftlichen Rahmenbedingungen sind effiziente, effektive und schlanke Prozesse. Der Einsatz der Methoden und Instrumente hinter dem Lean Management stellen eine Möglichkeit dar, derartige Prozesse zu realisieren. Eine der obersten Priorität im Lean Management ist es die Verschwendung zu eliminieren und dadurch effiziente, effektive und schlanke Prozesse zu etablieren. Die Evolutionsschritte, die im Zuge der Entwicklung des Lean Managements und dem damit eng verbundenen Verbesserungsmanagements durchlaufen wurden, haben eine Vielzahl von Methoden, Instrumenten und Werkzeugen hervorgebracht. Diese dienen alle dem Ziel. effizienten, effektiven und schlanken Prozessen näher zu kommen. Im Kontext der visuellen Darstellung von Prozessabläufen hat sich das Spaghetti-Diagramm als zielführende Methode in der Praxis erwiesen. Die Methode ist schnell zu erlernen, kann mit den einfachsten Mitteln umsetzt werden und liefert sehr schnell Ergebnisse.

Spaghetti-Diagramm als Methode!

Beim Spaghetti-Diagramm, handelt es sich um eine Darstellungsmethode, mit der Arbeitsprozesse visuell abgebildet werden. Es lassen sich sowohl komplexe Materialflüsse oder einfachste Fertigungswege mit Hilfe des Spaghetti-Diagramms darstellen und mögliche Effizienzverluste aufdecken. Die Karte, die beim Erstellen der Wege entsteht, ähnelt einem Haufen Spaghetti – hierher kommt auch der Name der Methode. Die Eliminierung der Verschwendungen ist dabei nicht möglich. Es können jedoch Ansatzpunkte für die Reduzierung wie auch Eliminierung der Verschwendungen identifiziert werden.

Das Spaghetti-Diagramm fokussiert sich sehr stark auf die Abläufe innerhalb des betrachtenden Prozesses und zielt dabei auf

  • die visuelle Ist-Aufnahme der Abläufe und Bewegungsmuster,
  • das Aufdecken der Verschwendung, die in einem Prozessablauf enthalten sind,
  • die Schaffung der Basis für die Optimierungsarbeit und
  • das Aufzeigen von Ansatzpunkte zur Prozessverbesserung und Produktivitätssteigerung.

WO, WIE und WANN wird das Spaghetti-Diagramm eingesetzt?

Der Einsatzbereich des Spaghetti-Diagramms erstreckt sich über alle möglichen Prozessabläufe innerhalb eines Unternehmens. Es ist hierbei völlig irrelevant, ob es administrative oder operative Prozesse sind. Da sowohl die Bewegung von Material, Werkstücken, Menschen in einem Montagesystem oder die Weitergabe von Dokumenten darstellt werden können. Die Darstellung orientiert sich an der Analyse, die durchgeführt werden möchte. Die Analyse kann beispielweise auf die zurückgelegten Wege eines Werkers abzielen, um die Qualität der Arbeitsplatzorganisation zu bewerten. In diesem Beispiel kann anschließend mit Hilfe einer andersartigen Anordnung von Werkzeugen der Laufweg des Werkers effizienter gestaltet und schlussendlich Arbeitszeit eingespart werden. Des Weiteren können beispielweise im administrativen Bereich die Ablenkung durch E-Mail-Eingänge oder Fragen von Kollegen erfasst werden. Als Zwischenfazit kann man herausstellen, dass dem Einsatz keine Grenzen gesetzt sind.

Die 5-Schritte zum Spaghetti Diagramm

Die Erstellung eines Spaghetti-Diagramms kann in fünf aufeinander folgende Schritte gegliedert werden.

1. Schritt: Auswahl des zu analysierenden Prozesses, Ablauf oder Bereich

Im ersten Schritt ist es wichtig, genau zu überlegen, welcher Prozess, Ablauf oder Bereich detailliert betrachtet sowie beleuchtet werden soll. Das Finden des Prozesses, Ablaufs oder Bereichs kann mittels einfacher Fragestellungen unterstütz werden. Einige Beispielfragen sind nachfolgend gelistet:

  • Wo wird Verbesserungspotenzial vermutet?
  • Wo sind in den Zahlen, Daten und Fakten Unstimmigkeiten zu erkennen?
  • Wo sind Abweichungen zum Ziel aufgetreten?

2. Schritt: Erstellung eines maßstabsgetreue Layouts oder Karte

Der zweite Schritt stellt den ersten Teil der Vorbereitung auf die Analysephase dar. Die in der Erstellung erarbeitete Übersicht (Layout oder Karte) sollte alle Maschinen, Anlagen, Werkbänke oder den Grundriss der Produktionshalle etc. darstellen. Hierbei ist es wichtig den Maßstab zu berücksichtigen – zu klein = unübersichtlich oder zu groß = schwierige Erfassung. Achten Sie darauf, dass die von Ihnen gewählten Abstände zwischen den Maschinen, die reale Situation abbilden. In der Praxis genügt es häufig, den Arbeitsbereich in den bekannten Office-Programmen zu erstellen, auch wenn es weitere zahlreiche Vorlagen auf dem Markt gibt.

3. Schritt: Ermittlung einer sinnvolle Analysedauer

Der dritte Schritt beinhaltet den zweiten Teil der Vorbereitung und beschäftigt sich mit der richtige Auswahl der Analysedauer. Je nachdem, wie lange ein Prozess oder Ablauf dauert, der analysiert werden soll, muss eine sinnvolle Analysedauer abgeleitet werden. Die richtige Ermittlung der Analysedauer hängt neben der zeitlichen Variablen auch noch von weiteren Faktoren, wie zum Beispiel der Häufigkeit eines speziellen Teilprozesses oder dem Einsatz von bestimmten Fachkräften ab. Wie bereits in Schritt eins beschrieben, können auch in diesem Fall einfache Fragestellungen bei der Ermittlung der Analysedauer helfen. Es könnten beispielweise die Frage nach der theoretischen oder geplanten Durchlaufzeit, der Anzahl der im Prozess beteiligten Abteilungen sowie dem notwendigen Kundentakt hilfreich sein. Neben den zeitlichen Fragestellungen sind auch Fragen in Richtung der „Betriebsblindheit“ von Bedeutung. So kann es beispielweise Sinn ergeben, die Analysedauer zu vergrößern und von einer dritten Person durchführen zu lassen.

4. Schritt: Start der Aufzeichnung

Die Zusammenfassung und Erläuterung des vierten Schrittes lässt sich in fünf Worten zusammenfassen  – fangen Sie an zu zeichnen!

Es wird dabei jeder zurückgelegte Weg in das vorbereitet Layout oder die vorbereitete Karte eingezeichnet. Je mehr Wege erfasst werden, desto schneller sichtbar, wie viele Linien (analog zu den zurückgelegten Wegen) entstehen. Häufig lassen sich schon erste überflüssige Wege erkennen. In der Praxis hat sich – zur besseren Übersicht – gezeigt, dass es hilfreich ist, die Wege verschiedener Objekte oder Werker in unterschiedlichen Farben zu erfassen. Die gezeichneten Linien sollten auf keinen Fall zusammengefasst werden, auch wenn es schnell unübersichtlich wird oder man diese zunächst für nicht relevant hält. In diesen Details liegen die Ansätze für die großen Verbesserungen im Anschluss. Im Zuge der Erfassung von großen und weit verstreuten Prozessen ist der Einsatz von Symboliken beispielsweise für das Warten oder für Prozesszeiten hilfreich.

Beispiel eines Spaghetti-Diagramms für einen manuellen Montageprozess

5. Schritt: Analyse des Spaghetti-Diagramms

Im fünften und letzten Schritt wird das erstellte Spaghetti-Diagramm analysiert, begutachtet und ausgewertet. Der erste Blick auf ein Spaghetti-Diagramm zeigt in den meisten Fällen schon deutlich, wo es mögliche Ansätze für Verbesserungen geben kann. Ein optimierter und verschwendungsarmer Produktionsprozess lässt sich sehr deutlich von einem unproduktiven unterscheiden, denn es gibt weniger Linien und eine klarere Struktur. Einfach gesagt – je mehr Durcheinander, desto mehr Optimierungspotenzial. Die detaillierte Analyse setzt an diesem Punkt an und versucht an den großen Ballungspunkten der Linien abzuleiten, welche Ansätze es für Verbesserungen gibt sowie welche Verschwendungsart vorherrscht. Das Ergebnis ist eine Übersicht mit Ansatzpunkten für Verbesserungen und daraus abgeleiteten Maßnahmen.

Die Zusammenfassung und das Fazit

Das Spaghetti-Diagramm für das Strukturieren und Optimieren von Abläufen, Prozessen und Bereiche einzusetzen, stellt eine der einfachsten Methoden dar, die anhand einfachster Rahmenbedingungen schnell eingesetzt werden kann. Einen schnellen Einsatz und ein optimales Ergebnis garantieren die oben beschriebenen fünf Schritte in der Vorgehensweise zur Erstellung eines Spaghetti-Diagramms. Ein weiterer Vorteil dieser Methode findet sich neben der Einfachheit in der Anwendung. Zudem können schnell Ansatzpunkte zur Verbesserung und Optimierung des betrachteten Ablaufs, Prozesses oder Bereichs gefunden werden.

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