Visuelles Management als "Sichtbar-macher"

Effizientes, effektives, schlankes und aktives Arbeiten und Handeln steht im Mittelpunkt eines jeden Unternehmens. Es ist dabei völlig egal, in welcher Branche oder welchem Fachbereich man tätig ist, da es am Ende des Tages im Projektmanagement, Prozessmanagement, Finanzwesen oder in Produktionsabläufe immer um eine bestmögliche Performance und Leistung geht. Dies zu erreichen bedeutet, keine Verschwendung zu akzeptieren. Im täglichen Doing werden Verschwendungen oft nicht direkt ersichtlich. Eine Methode die Verschwendungen sichtbar zu machen, bietet das visuelle Management.

Das visuelle Management erleichtert die Informationsübertragung zwischen den einzelnen Mitarbeitern und in alle Unternehmensebenen. Es macht die täglichen Verbesserungen sichtbar und bietet kontinuierlich die Möglichkeit, Abweichungen vom Soll-Zustand zu erkennen. Dadurch können – über Indikatoren – Verschwendungen eindeutig zugeordnet und identifiziert werden. Die Darstellung kann beispielweise über ein Board realisiert werden, auf dem in Form von Diagrammen und Schaubildern die Indikatoren abgebildet werden. Eine weitere Möglichkeit stellt die Visualisierung direkt in den Prozessen dar, beispielsweise über farbliche Bereiche bei Einstellwerten. In den häufigsten Fällen sind die Indikatoren Kennzahlen oder Fortschrittszahlen eines Prozesses oder Ablaufs. Für einen Montageprozess sind beispielweise Stückzahlen, Qualitätsprobleme oder Störungen von Montagevorrichtungen von Bedeutung. Im Umfeld von administrativen Prozessen können wiederum Indikatoren wie Bearbeitungsdauer von E-Mails oder Wartezeiten von Telefonanrufen von Interesse sein.

Beispiel für ein visuelles Management Board

Visuelles Management - das Dashboard für ALLE

Visuelles Management wird in der betrieblichen Praxis  als Tool zur Veranschaulichung von Abweichungen verwendet. Es bildet dabei ein wichtiges Tool im Kontext von Lean und basiert auf einer Reihe von einfachen Kommunikationstechniken. Diese Methode ermöglicht es den Mitarbeitern die Übertragung von Informationen und Zielen zwischen Kollegen auf allen Ebenen zu erleichtern, Probleme schnell zu erkennen und hilft die notwendigen Entscheidungen zu treffen. Die Techniken sind dabei einfach zu implementieren und müssen vor Ort in Echtzeit zugänglich sein. Hierbei ist es wichtig, dass beispielsweise eine Tabelle über den aktuellen Produktionsfortschritt in wenigen Sekunden ergänzt und angezeigt werden kann. Ein weiterer, wenn nicht sogar der bedeutendste Aspekt ist, dass die Unterlagen und Informationen für alle verständlich sind. Die Verständlichkeit wird in der Praxis meist durch die Implementierung von Zeichen, Symbole, Grafiken, Farben oder Piktogramme erleichtert. Wenn jedoch Texte verwendet werden müssen, sind diese kurz und prägnant auf die Hauptinformationen zu reduzieren.

Visuelles Management - die Ziele

Das visuelle Management erreicht, dass jeder über einen Tätigkeitsbereich -egal obin Produktion oder Verwaltung – erkennen kann, ob die Situation normal ist oder nicht. Es wird sichtbar, ob Probleme vorhanden sind und wie die Teams die Probleme mit Maßnahmen abstellen wollen. Das Ziel ist die schnelle Visualisierung relevanter Indikatoren für die Abweichungen und Verschwendungen, um die verschiedenen Aktivitäten wie auch Maßnahmen effizient managen zu können.

Ein wichtiger Erfolgsfaktor für eine schnelle Reaktionsfähigkeit ist unmittelbares und sofortiges Verständnis für Abweichungen zu erlangen. Damit dies gelingt, sind die Informationen und Indikatoren der Prozesse im Rahmen des visuellen Managements so aufzubereiten, dass sie schnell aufgenommen sowie verstanden werden können. Aufgrund dessen ist es von Interesse das gesamte visuelle Management als eine wichtige Managementaufgabe zu verstehen und die Implementierung aktiv zu begleiten. Visuelles Management ist als ein Managementtool auf Augenhöhe zu verstehen und auch so vorzuleben. Es kann dabei als Tool zur Steuerung der Unternehmensleistung betrachtet werden und fordert die Einbindung jedes einzelnen Mitarbeiters, indem man sich auf das „Sehen“, „Wissen“ und „Handeln“ jedes einzelnen stützt. Es werden dabei zwei Hauptziele verfolgt:

  1. Prozessperformance, -leistung und -qualität verständlich und einfach visualisieren
  2. Aktive Einbindung aller Mitarbeiter und aller Unternehmensebenen

Visuelles Management - Vorteile und Grenzen

Der Einsatz des visuellen Management hat in der betrieblichen Praxis diverse Vorteile. Die Vorteile findet man hauptsächlich bei der Bereitstellung von Informationen, der Sichtbarkeit von Abweichungen und der Einbindung der Mitarbeiter. Es hat jedoch auch seine Grenzen und kann nicht als „Wundertool“ verstanden werden. Im Grenzbereich ist man, wenn es sich um komplexe Inhalte handelt oder wenn die Standardisierung nicht gegeben ist.

Vorteile von visuellem Management

  • Einfacher Zugang zu Informationen
  • Sofortige Identifikation von Abweichungen zwischen der Ist-Situation und dem Soll-Zustand
  • Visualisierung von Prozessen und Risiken
  • Erkennung von Verbesserungsmöglichkeiten
  • Förderung der Kultur des Informationsaustauschs zwischen Teams
  • Ermutigung der Einbeziehung von Mitarbeitern in die Entwicklung

Grenzen des visuellem Management

  • Keine komplexen Inhalte darstellbar
  • Symboliken, Vereinfachungen, Grafiken oder Piktogramme können bei inflationärer Verwendung zu großer Ablenkung führen
  • Bei nicht vorhandener Standardisierung können die Informationen nicht sicher von allen verstanden zu werden

Die Zusammenfassung und das Fazit

Durch das visuelle Management werden Ziele, Erfolge und Abweichungen für alle Mitarbeiter sofort sichtbar und zugänglich. Visuelles Management veranschaulicht hierbei die Gestaltung und Zustände von Arbeitsabläufen. Es ermöglicht die Einführung von klar definierten Maßnahmen und leistet somit einen entscheidenden Beitrag in der Umsetzung von Verbesserungen.

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